المهارات الأساسية لعمل السكرتارية.

الهدف العام : تنمية قدرة الكاتبة على القيام بعملها الاساسي بكفاءة عالية . الأهداف التفصلية: 1-        تقوية العلاقات الإنسانية بين...

الهدف العام : تنمية قدرة الكاتبة على القيام بعملها الاساسي بكفاءة عالية .

الأهداف التفصلية:

1-       تقوية العلاقات الإنسانية بين الكاتبة ومنسوبات المدرسة والزائرات .

2-       الدقة في العمل والبعد عن الأخطاء .

3-       معرفة الأخطاء الشائعة في عمل الكاتبة وتجنبها .

4-       الإلمام بشروط الرسالة والمرسل .

5-       الإلمام بكيفية إعداد الملفات والفهارس .

6-       الإلمام بكيفية إنشاء الملفات على جهاز الحاسب الآلي .

من هي الكاتبة ؟

هي أمينة السر والمساعد الأيمن للمديرة في متابعة الردود على المكاتبات والرفع عن احتياجات المدرسة.

الصفات الواجب توافرها في الكاتبة:

الصفات الشخصية :

وهي ( الصدق والأمانة ، التركيز ، الاتزان ، الانتظام في العمل ، انجاز الأعمال بإتقان وسرعة ) .

الصفات المهنية :

( النمو المعرفي للكاتبة بالإطلاع وحضور الدورات ،التعبير بلغة صحيح وواضحة ، السرية في حفظ المعاملات ، الدقة في إعداد وتنظيم المعاملات ،الإلمام بشروط تحرير الخطاب ، القدرة على الابتكار والتجديد.

الرسالة:

الشروط الواجب توافرها في كاتبة الرسالة:

1-       الإلمام بالموضوع الخاص بالرسالة .

2-       معرفة اللوائح والقوانين .

3-       الإلمام باللغة العربية ومفرداتها .

4-       الإلمام بعلامات الترقيم .

معرفة قواعد همزة الوصل وهمزة القطع .     

الشروط الواجب توفرها في الرسالة:

الرسالة الحكومية وسيلة فعالة في عملية الاتصال بين الأجهزة الحكومية المختلفة وإذا نظرنا إلى الهياكل التنظيمية لهذه الأنظمة . لوجدنا التفاوت والتباين في المستويات التعليمية والثقافية لأولئك الذين يشغلون الوظائف في هذه الهياكل لذلك يجب مراعاة بعض الشروط الموضوعية في الأسلوب الذي تكتب به الرسالة الحكومية . تؤثر بفاعلية لدى كل من يتلقاها ، مهما كان مستواه التنظيمي . توفير كافة المعلومات لكل المتلقين .

1-      الوضوح : إ

ن الغرض الأساسي من كتابة الرسالة هو نقل المعاني إلى متلقيها، ويتوقف ذلك على وضوح الأسلوب الذي تكتب به ، والعوامل التي تساعد على الوضوح هي:

أ‌)        العناية باختيار الكلمات :

يتعامل مع الرسالة أفراد من ذوي ثقافات وقدرات تعليمية مختلفة، لذلك على محرر الرسالة أن يستخدم اللغة المألوفة من ألفاظ وكلمات سهلة بسيطة شائعة، كما أن عليه أن يدقق في اختيار الكلمات حيث أن بعض الكلمات لا تعني نفس الشيء بالنسبة للأفراد الذين يتفاوتون في الثقافة، أو الذين نشأوا في مناطق جغرافية مختلفة والابتعاد عن الكلمات المرنة أو التي تحتمل الشك.

ب‌)     تجنب استخدام المصطلحات :

يجب على محرر الرسالة أن يبتعد عن المصطلحات الفنية التي لا يفهمها الفرد العادي حتى تكون الرسالة فعالة.

ج) التماسك والترابط :

يجب أن تكون كلمات وجمل فقرات الرسالة متصلة ببعضها. ويتم ذلك عن طريق ترتيب الألفاظ ترتيباً سليماً عند بناء الجملة .

د) الترتيب المنطقي:

 ترتب فقرات الرسالة بطريقة منطقية سليمة: تبدأ الرسالة بفقرة البيانات والحقائق المألوفة والبسيطة التي تمثل مقدمة الرسالة، ثم تستخلص النتائج في فقرة أو فقرات تالية: وهذه الطريقة منظمة تساعد على الفهم الكامل للرسالة، لأنها تعتمد على عرض البيانات المعلومة والتطرق منها إلى البيانات الجديدة غير المعلومة ، وهكذا فهي تسير خطوة بخطوة في عرض البيانات مما يجعل النتيجة التي يتوصل لها محرر الرسالة تبدو منطقية نتيجة للبيانات التي سبق عرضها.

2-      الإيجاز :

 يجب أن تكون الرسالة الحكومية ذات جمل قصيرة بسيطة موجزة، ويعتمد الإيجاز على وحده الفكرة : أي أن تعالج الرسالة فكرة واحدة حتى تحظى بالاهتمام من متلقيها. ويمكن أن يتم الإيجاز المطلوب عن طريق كتابة الجمل القصيرة والفقرات القصيرة.

ويساعد الإيجاز على عدم تكرار المعاني وبذلك لا يتشتت ذهن قارئ الرسالة، ويحقق الوفر في التكلفة والمجهود والزمن، لأن الزمن والمجهود وتكلفة الرسالة التي تكتب بإسهاب وتطويل من الممكن أن تنجز فيه وبه عدة رسائل.

3_ الإقناع :

يقصد بالإقناع عرض البيانات بالطريقة التي تساعد القارئ على تصديقها والوثوق بها. وإذا فشلت الرسالة في ذلك ، فان مهمتها في الاتصال وتتحقق.

وهنا على المحرر أن يكتب الحقائق المؤيدة بالوثائق والمستندات، لأي القارئ إذا تسرب إلى نفسه الشك في بعض البيانات سينعكس على كل الرسالة، لذلك على كاتب الرسالة تحرى العلامات المرشدة الآتية :

أ‌)        اللغة السليمة:

 يجب على محررة الرسالة أن تراعي القواعد السليمة في اللغة، إذ أن العرض السليم لغوياً يساعد على بث الثقة والطمأنينة في متلقي الرسالة.

ب‌)     الموضوعية:

 يقصد بالموضوعية معالجة الحقائق والبيانات والمعلومات بطريقة محايدة غير متحيزة وغير شخصية والأمانة في العرض . وبمعنى أخر أن يجعل المحرر الحقائق والبيانات والمعلومات تتحدث عن نفسها. وأن يخاطب العقول وإلا يعمل على استدرار العطف من القارئ ، وبذلك يكتسب احترامه وتأييده وبالتالي رده السريع على الرسالة.

مكونات الرسالة :

مكونات الرسالة الحكومية

لا توجد قواعد محددة لماهية أجزاء الرسالة ، وإنما تعارف الجهاز الحكومي على بيانات معينة يجب توافرها في الرسالة وتمثل خطوطاً عريضة يجب إتباعها وأهم مكونات الرسالة ما يلي:

1-   البسملة: ورد في الحديث النبوي أن كل عمل لا يبدأ باسم الله فهو ابتر ونظراً لأن المملكة دولة تعتز بسلامها فلا بد من تصدر بسم الله الرحمن الرحيم  في منتصف الرسالة .

2-    اسم الجهة المرسلة : يكتب اسم الجهة المرسلة وفقا لتسلسل تنظيمي معين يبدأ باسم المملكة ثم اسم الوزارة ثم الجهة وقد يكتب اسم الجهة المرسلة في الجانب الأيمن للرسالة أو في منتصفها . ويطلق عليه  ( الترويسة ).

3-   الرقم : كل رسالة حكومية محررة لها رقم من مقطعين: رقم ملف الموضوع ورقم الصادر العام . وهذا الرقم يشار إليه في حالة الرد على الرسالة عبارة عن رقمين رقم التسلسلي للصادر ورقم جهة الصادر 156/1/2

4-   التاريخ:  التاريخ هو الذي يحدد زمن وقوع حدث معين ، وتاريخ الرسالة يحدد توقيت صدور الرسالة من المنظمة ، خاصة إذا كان للتوقيت أثار نظامية ملزمة.

ويكتب تاريخ الرسالة بالتقويم الهجري وما يعادله بالتقويم الميلادي إذا كان الرسالة موجهة إلى خارج المملكة . ويفضل كتابة الشهر بالحروف منعاً للتزوير ومنعا للخلط بين الأرقام أو اللبس في تفسير وتحديد الشهور إذا كانت مكتوبة بالأرقام مثال : 1 جمادى الأولى 1429هـ .

5-المشفوعات ( المرفقات ) :

قد لا تستطيع الرسالة توضيح كل وجهات النظر المطلوبة، أو قد يكون المطلوب تدعيم وجهة النظر الموجودة في الرسالة بأدلة ومستندات ، لذلك تشفع أو ترفق مع الرسالة هذه الأدلة والمستندات ، وقد ينص على هذه المرفقات في الرسالة، ولكن لا بد من كتابتها أيضا أمام كلمة المرفقات. إذا وضعت المرفقات لا تكتب في جسم الرسالة فلا تكتب برفقة لأنه موجود إلا إذا كان ( شيك ، أوصك ، أو شهادة ).

وتحسب المرفقات بوحدة الموضوع ، مثلاً مجلد الميزانية العمومية للدولة يعتبر مرفقاً واحداً برغم تعدد صفحاتها ، وإذا أريد الاحتياط فإنه يكتب مرفق(1) مكون من كذا صفحة.

ويدرك المتتبع أن محرر المعاملة أدرى بموضوعها، ويعرف أكثر من غيره المشفوعات التي يجب أن ترفق ، فعليه أن يذكر عدد المشفوعات دائماً ، حيث لوحظ في بعض المنظمات الحكومية أن المعاملات ترسل إلى قسم الاتصالات الإدارية دون تحديد المشفوعات وترك هذه المهمة لموظف الصادر.

ومن الأخطاء الشائعة في بعض المنظمات الحكومية، إرفاق خمسين إلى مائة أو حتى مائتين من المشفوعات مع أساس الرسالة دون وضعها في ملف أو ملفات – ونوصي إذا دعت الضرورة إلى ذلك بوضع المرفقات داخل ملف أو ملفات مفهرسة. وكقاعدة إذا زادت المرفقات عن عشرة فلابد من وضعها داخل ملف.

ويكتب الرقم والتاريخ والمشفوعات تحت بعضها في الجانب الأيسر من الرسالة حتى تكون واضحة. ويستطيع مصمم ( الترويسة ) أن يعد مجموعة من الأشكال لترتيب هذه الأركان بالطريقة التي تروق للمنظمة.

6-الموضوع أو بصدد أو بشان:

 عبارة عن ملخص صغير للرسالة يتيح الفرصة لمعرفة غرض الرسالة، كما أنه يسهل عمل موظف الصادر في معرفة موضوعها. وكذلك عمل كاتب الوارد في الجهة المستقبلة. كما أنه يساعد في توجيه الرسالة خاصة إذا كانت تحمل معلومات متخصصة. وتكتب كلمة الموضوع أو بصدد أو بشأن في منتصف أعلى الرسالة باتجاه اليسار ويهم الموضوع  المديرة في عدم قراءة الرسالة بل الاكتفاء بالموضوع ومن ثم توجيه الخطاب للموظف المختص ويوضع تحت الموضوع خط.

7-المرسل إليه وعنوانه:

الجهاز الحكومي قائم على مبدأ الوظيفة ، نظراً لأن الوظيفة ابقي وأطول عمراً من الفرد ، لذلك تتعامل مع المرسل إليه بوظيفته وليس باسمه، ويكتب المرسل إليه على ثلاثة اسطر: السطر الأول وظيفته والسطر الثاني العنوان والسطر الثالث البلد. يكتب العنوان إذا كان لخارج المنظمة التي تعملين بها.

8-تحية الافتتاح:

يفضل أن تفتتح الرسالة بعبارة مجاملة، حتى لا تقع في نفس القارئ على أنها أمر . وخير ما تستهل به الرسالة هو تحية الإسلام السلام عليكم ورحمة الله وبركاته بعد السلام توضع (: ) وهي تغني عن أما بعد.

9-جسم الرسالة :

هو التعبير عن الموضوع الأساسي الذي من أجله سطرت. ويجب الإشارة والتنويه للمرسل إليه برقم وتاريخ وموضوع الرسالة الواردة إذا كانت رداً على رسالة. أما إذا كانت ترسل لأول مرة فيجب احتواء الفقرة الأولى على تعريف المرسل إليه بدواعي كتابة هذه الرسالة .

10-تحية الختام: تختتم الرسالة بالتحية كما بدأت بالتحية وتكون تحية الختام في عدة أشكال مثلاً:

ü      السلام عليكم ورحمة الله وبركاته .

ü       لكم تحياتي .

ü       تفضلوا بقبول وافر التحية.

ü      نأمل منكم...........

ü      وفقكم الله .

ü      للعمل والتمشي بموجبه .

ü      ولكم فائق الشكر والتقدير.

ü      للإحاطة شاكرين ومقدرين .

ü      هذا ما لزم لإفادتكم به والتكرم بالاطلاع.

ü      هذا ما لزم للإفادة والتفضل بالاطلاع وإجراء اللازم .

11-التوقيع:

 الرسالة غير الموقعة لا تأخذ الصفة الرسمية ، ولا تقوم لها قائمة والركن الخاص بالتوقيع يكون بعد فقرة التحية الختامية في الجانب الأيسر من الرسالة ويكون ذلك بكتابة وظيفة الموقع ثم يترك فراغ ويكتب اسم الموقع. على أن يكون التوقيع بين الوظيفة والاسم بالحبر وبخط اليد. ويمكن توضيح مستويات التوقيع على النحو التالي.

12-التركين :

التركين هو عبارة عن توقيع الكاتبة في أسفل الخطاب في الجهة اليمنى منها وهو يعني مسئولية صاحب التركين عن ما ورد في الرسالة . كلمة صوره لا توضع إلا في صوره الخطاب فيوضع فيها الصور.

مسئوليات الكاتبة:

1-       إدارية تنفيذية .

2-       إداريه إشرافية .

أولا: مسئوليات الكاتبة التنفيذية:

1. تنظيم سجل قيد الصادر والملفات التابعة له.
2. تنظيم سجل قيد الوارد والملفات التابعة له.
3. استلام الكاتبات الوارده بعد التأكد من مطابقتها ببيان تسليم المعاملات الوارده والتوزيع بالاستلام .
4. تبليغ التعاميم للموظفات في حينها بعد شرح المديرة مع اخذ التوقيع بالعلم ويتم التبليغ على النحو التالي:

أ) إعداد الكاتبة أربعه نماذج بأسماء منسوبات المدرسة:

ý     بيان بأسماء الإداريات وتوقيعهن .

ý     بيان بأسماء المعلمات وتوقيعهن .

ý     بيان بأسماء جميع منسوبات المدرسه ما عدا المديره

ý     بيان بأسماء المعلمات حسب التخصص كل تخصص على حدا .

5. الرد على الكاتبات الوارده في أوقاتها المحددة مع التركين على جميع الخطابات .
6. الاحتفاظ بسجلات الصادر والوارد مع الملفات بالأرشيف للرجوع إليها وقت الحاجه.

ثانياً: مسئوليات الكاتبة الإشرافية:

1.      الإشراف على الطوابير الصباحية .

2.      متابعة دخول المعلمات للحصص حسب الجدول المعد من قبل المديرة .

3.      متابعة الطالبات في أيام الأنشطة الأسبوعية .

4.      متابعه أعمال الصيانة والنظافة حسب الجدول المعد من قبل المديرة .

5.      القيام بجميع ما يسند لها من أعمال إداريه وإشرافية حسب الحاجة

الملفات التابعة للكاتبة :

حسب هيكل إدارات التربية والتعليم :

1. ملف مدير عام التربية والتعليم .
2. ملف المساعد للشئون المدرسية .
3. ملف المساعد للشئون التعليمية .
4. ملف الشئون المالية والإدارية .

طريقة تنظيم الملفات :

1. ترتيب الملفات حسب الهيكل التنظيمي لإدارة التربية والتعليم .
2. يحدد اسم الملف بخط واضح على شريحة وتثبت على كعب الملف .
3. فهرسة الملفات .
4. تجليد الملفات وإعطائها مظهراً واحداً .

السجلات المسئولة عنها الكاتبة:

1-       سجل قيد الصادر والملفات التابعة له .

2-       سجل قيد الوارد والملفات التابعة له .

3-       سجل تسليم المعاملات الرسمية .

4-       سجل تسليم الملفات

5-       سجل قيد الطالبات

6-       سجل حركة القيد للطالبات .

7-       سجل تحويل الموظفات للوحدة الصحية .

الهدف من سجلي الصادر والوارد

من السجلات المدرسية سجلي الصادر والوارد فبواسطتها تتوثق المعلومات والبيانات والأعمال الكتابية وبالرجوع إليها يسهل الاطلاع والمتابعة للمعاملات الصادرة والواردة حسب أرقام وتواريخ وجهات ورودها أو صدورها ويحتفظ بها كعهدة ثابتة بالمدرسة.

تنظيم سجلي الصادر والوارد:

1-       ترك الصفحة الأولى خالية .

2-       ترقيم جميع صفحات السجل .

3-       فهرسة السجل إذا استخدم لأكثر من عام .

4-       تجليد السجل ووضع البطاقه الخاصة به.

5-       عدم استخدام المزيل أو الشرائح الورقية لتلافي الخطأ .

6-       ضرورة تسجيل المعلومات المطلوبة في منتصف الخانة المخصصة لكل معاملة .

7-       الخانة الواحدة لتسجيل معاملة واحدة فقط والخط بين كل خانة وأخرى لتحديد مساحه الخانة وليس سطراً للكتابة عليه .

8-       يبدأ التسلسل برقم(1) من بداية كل عام هجري جديد .

9-       متابعة تسجيل الخطابات الصادرة والتعاميم الواردة أولا بأول مع الدقة في التسجيل والتسلسل والتسديد والتبليغ .

رقم الوارد	تاريخه	رقم الخطاب الوارد	المشفوعات	الجهة الوارد منها	الموضوع	التسديد			ملاحظات
						الرقم	التاريخ

طريقه التسجيل في سجل الوارد:

1-       يكتب في كل مربع معاملة واحدة فقط .

2-       بعد اطلاع المديرة على التعاميم الواردة والتوقيع عليها وتوجيهها للموظفات المعنيات بالاطلاع تقوم الكاتبة بتسجيلها في سجل الوارد.

3-       يبدأ التسلسل برقم(1) من بداية كل عام هجري جديد.

4-       تملأ جميع الحقول كالتالي:

رقم الوارد: هو الرقم التسلسل الذي أعطي للتعميم حين وصوله.

تاريخ الوارد: التاريخ الذي سجلته المديرة حين استلام التعميم .

رقم الخطاب الوارد:رقم التعميم من الجهة أو القسم المرسل منه أعلى يسار التعميم .

تاريخه:هو تاريخ التعميم المسجل من الجهة أو القسم المرسل منه.

موضوعها: ملخص واضح للخطاب الوارد.

التسديد: يسجل الجواب إذا تم الرد عليه رقماً وتاريخاً الذي صدر من المدرسة رداً على هذه المعاملة .

الملاحظات:يسجل الرقم الخاص ( رقم فهرست المعاملة ) واسم الملف المحفوظ برقم كذا أي أن فهرس كل ملف من ملفات الوارد يخصص حقل للرقم العام أي تسلسل المعاملة في نفس الملف فإذا كان تسلسلها الخاص رقم(12) مثلاً يعني أن الورقة (12) في هذا الملف هي المعاملة المقصودة

5-       إذا كانت الخطابات الواردة من قسم واحد بتاريخ واحد فتسجل حسب تسلسل أرقامها.

6-       إذا كانت الخطابات الواردة من أقسام مختلفة ووصلت بتاريخ واحد فتسجل حسب تواريخها .

7-    إذا كانت الخطابات الوارده من أقسام مختلفة وتواريخ مختلفة فتسجل حسب تاريخ ورودها للمدرسة على أن تسجل المديرة عبارة ( وصلت بتاريخ كذا ) على كل تعميم مع التوقيع .

8-       متابعة تقفيل سجل الوارد نهاية كل عام هجري واسم الكاتبة وتوقيعها .

فهرسة ملفات الوارد:

التسلسل	الرقم الخاص	الرقم العام	رقم المعاملة	تاريخها	الموضوع	ملاحظات

                       

الرقم الخاص:

هو التسلسل الداخلي للملف والذي يبدأ بالرقم(1) مع محرم من كل عام هجري على أن يسجل هذا الرقم بالقلم الأحمر في الزاوية العليا اليسرى من كل معامله ليسهل الرجوع إليها عند الحاجة

الرقم العام:

هو رقم تسلسل هذه المعاملة في سجل الوارد العام والذي يبدأ أيضاً بالرقم (1) مع شهر محرم

رقم المعاملة وتاريخها:

يسجل الرقم الذي وردت فيه تلك المعاملة وتاريخها بحسب الجهة التي تتبعها المدرسة ( إدارة التعليم أو المندوبية )

الاوراق الصادرة					الجواب الوارد
رقمها	تاريخها	جهة ارسالها	الموضوع	مشفوعات	رقمه	تاريخه	جهته	الملاحظات

طريقة التسجيل في سجل الصادر:

1-       يكتب في كل مربع معاملة واحدة فقط .

2-       يبدأ التسلسل برقم(1)من بدايه كل عام هجري جديد .

3-       تملأ جميع الحقول كالتالي:

رقمها : رقم الخطاب الصادر من المدرسة .

تاريخها : تاريخ الخطاب الصادر .

الجهة الصادرة إليها : مثل إدارة التعليم أو القسم المرسل إليه المعاملة .

تاريخ صدورها : التاريخ الذي صدرت في المعاملة ويكون هذا التاريخ مطابقاً للتاريخ المسجل في سجل تسليم المعاملات .

الموضوع : تلخيص موضوع المعاملة ما عدا الخطابات السريه فيكتب كلمه ( سري ) بالقلم الأحمر.

عدد المربوطات(المشفوعات) أي المرفقات ما عدا الخطاب الأصلي  .

الملاحظات : يسجل الرقم الخاص تسلسل المعاملة داخل الملف المحفوظة به المعاملة .

الجواب الوارد : رقم الخطاب الذي جاء رداً على المعاملة الصادرة من المدرسة .

4-       متابعه تقفيل سجل الصادر نهاية كل عام هجري واسم الكاتبة وتوقيعها .

5-       يحتفظ بصورة من كل خطاب صادر من المدرسة في الملف الخاص به .

6-       تنظيم فهرسة كل ملف أسوة بالوارد التي تم ذكره سابقاً .

مفاهيم لبعض المكاتبات الإدارية:

أولاً: التقارير الإدارية:

تلعب التقارير اليوم دوراً كبيراً في نشاط أي منظمة، وعن طريقها يتم التبادل للمعلومات والبيانات بين الإدارات والأقسام داخل المنظمة الواحدة.

تعريف التقرير الإداري

التقرير الإداري هو: عرض للحقائق الخاصة بموضوع معين أو مشكلة عرضاً تحليلياً بطريقة مسلسلة مبسطة مع ذكر الاقتراحات التي تتمشى مع النتائج التي تم التوصل إليها بالبحث والتحليل.

أهمية التقرير:

1-       تساعد كثيراً في عملية اتخاذ القرار وذلك عن طريق ما تحويه التقارير من معلومات وحقائق مهمة.

2-       تساعد الإدارة العليا على التعرف على وجهات نظر العاملين في مختلف المستويات الإدارية والمتعلقة بمشكلات العمل.

3-       تأتي أهمية التقارير في عملية التعاون والتنسيق بين مختلف المستويات الإدارية،واطلاعهم على ما يجري داخل المنظمة.

4-       أداة مهمة في عملية التخطيط، وذلك بما تتضمنه من معلومات وحقائق لازمة في إعداد الخطط والدراسات.

5-    تساعد في عملية الرقابة الإدارية، فالتقارير تحتوي على معلومات وحقائق عن أهم الأعمال التي تم انجازها في فترات وعن طريق التقارير تتأكد الإدارة من مدى تحقيق البرامج والمشروعات لأهدافها الموضوعية.

6-    تعتبر التقارير من أفضل الوسائل لقياس مقدرة الشخص على دراسة المشاكل وتحليلها والاستدلال عليها، والاستفادة منها في عملية اتخاذ القرار.

ثانياً: المذكرات:

تعريف المذكرة : هي عبارة عن تقرير صغير يتضمن عرض مشكلة أو موضوع معين بأسلوب متسلسل من موظف من مستوى أدنى إلى رئيس المؤسسة، أو يقوم من قبل لجنة إلى مجلس الإدارة أو أي جهة عليا مختصة أو العكس

وهناك شروط يجب أن تتوفر في كتابة المذكرة وهي كما يلي:

1. يجب أن تحتوي المذكرة وعلى موضوع واحد للمناقشة .
2. أن تتصف بالإيجاز والخلو من الشكليات كعنوان المرسل إليه .
3. أن يتم توضيح موضوع المذكرة مع ذكر اسم المرسل إليه واسم المرسل .

ثالثاً :النماذج:

ويقصد بالنماذج عمل ( فورمات ) للرسائل التي يتكرر حدوثها. كإخطار موظف بالترقية، أو الإحالة للتقاعد، طلب إجازة أو انتداب أو إحالة موظف للمستشفى فالنماذج توفر كثيرا من الجهد والمال اللازم لكتابة وطباعة ومتابعة كل رسالة بشكل مستقل،وتساعد كذلك على تقليل العمل الكتابي وسرعة انجاز الاتصالات.

وقد يكون النموذج محتوياً جميع المعلومات ولا يحتاج إلى أية إضافة عليه أو أن يحتوي النموذج على فراغات تملأ بمعلومات تناسب الوضع الخاص لكل قارئ على حده، ويؤخذ على النماذج الكامل أنه خال من أية صفة شخصية للرسالة، أما النموذج ذو الفراغات فيكون أكثر مرونة بحيث نضيف بعض المعلومات التي تعيد شيئا من الصبغة الشخصية للرسالة إلا أنه يؤخذ على هذا النموذج أنه يظهر الإضافات الداخلية في الرسالة بشكل يسيء إلى مظهرها. خاصة إذا كانت الفراغات أوسع أو أضيق من الكلمات التي ستكتب فيها.

رابعاً: التعاميم أو النشرات أو التعليمات:

كل هذه النقاط تؤدي إلى معنى واحد وهو أن هناك تعليمات إدارية أو مالية مستحدثة أو تفسيرات لبعض النظم واللوائح ويرى الرؤساء ضرورة فهمها بهذا المعنى أو ذلك ويرى ضرورة في تبليغها إلى جميع المختصين لإنقاذها.

خامساً: القرار الإداري:

قرار يصدر عن الإدارة العامة تعبيرا عن إراداتها المنفردة ويتميز بأنه يلزم المخاطبين به دون إشراك رضاهم عنه.

سادساً: الحاشية:

هي التي تحوط المتن من جوانبه الأربع. ويراد بها التعليق على المتن وتوضيح بعض النصوص.

سابعا: الهامش:

هو في ذيل الصفحات . ويكتب بحروف أصغر من حروف المتن. ويفصل بينهما خط، ويستفاد منه في توضيح المبهم أو الإحالة إلى نقطة سابقة.

ثامناً: المحضر:

تصوير كتابي متتابع لحادثة أو موقف بالتفصيل ، ويحدد به تاريخ وزمن الحادثة والعناصر المتفاعلة مع هذا الموقف أو الحادثة، ويوثق من قبل العناصر المتفاعلة.

تاسعاً: التعهد:

عهد مكتوب يلزم كاتبه بكل ما جاء فيه، والإخلال به يوقع العقوبة على كاتبه أو تنفيذ الشروط الملقاة عليه ويوثق من كاتبه.

عاشراً : الإقرار:

اعتراف خطي من كاتبه بتحمل مسئولية جزء من حادثة أو موقف ، ويستند عليه في تأكيد الحادثة أو الموقف ، ويوثق من كاتبه.

الحادي عشر: الإفادة

استجواب شخصي للإفادة عن شيء حدث . لمعرفة أطرافه.

الثاني عشر: لفت نظر

خطاب أو مذكرة صغيرة مبسطة ترسل كعقاب لأحد الموظفين لمخالفته تعليمات ليس لها مادة نظامي

علامات الترقيم :

العلامة	استعمالها
النقطة ( . )	تستخدم عند الوقوف في نهاية جملة كاملة المعنى وتوضح في نهاية الفقرة أو في نهاية الجملة التامة .
الشرطة (-)	توضع قبل جملة مرتبطة بجملة سابقة طالت عباراتها.وقبل وبعد جملة معترضة سياق الكلام .لفصل كلام المتحاورين إذا أريد الاستغناء عن الإشارة إلى أسمائهم أو الإشارة إليهم .
التوضيح (:) النقطتان الرأسيتان	توضع بعد عبارة تشير إلى بيانات تفصيلية تالية .بين الشيء وأقسامه بعد أعداد الدلالة على النسبة . بعد القول .
الفاصلة (،)	للدلالة على وقفه بسيطة  داخل جملة واحدة .
الاستفهام(؟)	توضع في نهاية أسلوب الاستفهام .
التعجب(!)	توضع في أخر جمله تفيد التعجب أو التحذير أو الاستنكار أو الإغراء
الفاصلة المنقوطة (؛)	وتوضع بين الجملتين اللتين تكون أحدهما سبباً في الأخرى أو مسببة عنها أو بين الجمل الطويلة .
التنصيص( "  " )	قبل وبعد كلام منقول بنصه وحرفه .قبل وبعد كل مصطلح علمي أو فني أو أجنبي .
القوسان [ (  ) ]	توضع قبل وبعد الأرقام الحسابية لحمايتها من أي لبس مع الحروف .قبل وبعد كلمة أو عبارة إيضاحاً لما قبلها. تكتب فيها  الكلمات غير العربية والعبارات التي يراد بها لفت النظر إليها .

همزة الوصل وهمزة القطع :

الهمزة التي تكون في أول الكلام نوعان                       :-

همزة قطع : وهى التي تظهر في النطق دائماً سواء أكانت في بدء الكلام أم في وصله ، (ترسم هكذا  ( أ )

همزة وصل

: وهى التي تظهر في النطق في بدء الكلام ، ولكنها لا تظهر في أثناء وصله . ولا ترسم مطلقاً وتسمى أيضاً (ألف وصل) وتكتب هكذا ( ا )

مواضع همزة القطع وهمزة والوصل                                                             
 1- الأسماء : جميع همزات الأسماء التي تبدأ بهمزة هي همزة قطع ما عدا (اسم ، ابن ، ابنان ، ابنه ، ابنتان ، امرؤ ،امرؤان ، امرأة ، امرأتان ،  اثنان ، اثنتان ) .                                  
2- الحروف : جميع الحروف التي تبدأ بهمزة هي همزة قطع ماعدا  (ال  ) التعريف همزة وصل
3- الأفعال  : جميع الأفعال التي تبدأ بهمزة هي همزة قطع ما عدا ( أمر الماضي الثلاثي ، ماضي وأمر ومصدر الفعل الخماسي والسداسي همزة وصل .